Skype und Teams
06.05.2020
Es wimmelt momentan vor Video-Konferenz-Tools. In unserer Umfrage wurde deutlich, das ein großes Interesse besteht, Licht ins digitale Dickicht zu bringen. Wir möchten dies zum Anlass nehmen, Ihnen hier zwei Anwendungen ausführlicher vorzustellen und unsere Erfahrungen mit Skype und Teams zu teilen.
Eines vorweg: Mit unserer Zusammenstellung erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Datenschutzrechtliche Fragen können wir Ihnen an dieser Stelle nicht rechtssicher beantworten. Daher empfehlen wir, sich vor der Nutzung eines Tools mit Ihrer/Ihrem Datenschutzbeauftragten zu verständigen.
Anmeldung und Teilnahme
Der große Vorteil an Teams ist, dass externe Teilnehmende nur einen Einladungslink benötigen. Teams läuft sicher über den Browser Google Chrome oder Microsoft Edge. Skype for Business hingegen benötigt ein Plug-In in der Browser-Nutzung bzw. ein Microsoft-Konto für die Installation. Grundsätzlich erfolgt die Einladung von Externen aber auch über einen Link.
Kamera und Mikrofon
Beide Tools verfügen über die Möglichkeit, Kamera und Mikrofon zu aktivieren und zu deaktivieren. Um Störgeräusche zu vermeiden, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu stellen, wenn nicht gesprochen wird.
Ansicht
Bei der Nutzung von Teams über den Browser kann die Teilnehmenden-Ansicht nicht geändert werden, sodass nur je ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin gesehen wird. Ein Nachteil in Online-Konferenzen, in denen sich noch nicht alle Teilnehmenden kennen. Auch in der App-Version sind, je nach Bildschirmgröße, nicht alle Teilnehmenden sichtbar. Bei Skype können, je nach Bildschirmgröße, alle Teilnehmenden gleichberechtigt dargestellt werden.
Weitere Funktionen
Beide Tools verfügen über einen Besprechungschat, der parallel zur Video- und Audio-Konferenz genutzt werden kann. Aus unserer Erfahrung sind diese Chats sehr hilfreich, um Sie als Rednerinnenliste zu nutzen und so Struktur in den Online-Austausch zu bringen. (Eine Checkliste und mehr Tipps und Tricks finden Sie hier.) Bei Teams ist der Verlauf des Besprechungschats für alle Teilnehmenden jederzeit zu verfolgen. Bei Skype hingegen sind vorige Chat-Beiträge erst dann sichtbar, wenn man den Besprechungsraum betritt. Wichtige Inhalte, Dateien oder Links, die über den Chat geteilt wurden, müssen ggf. erneut geteilt werden.
Wenn Sie beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation vorstellen, können Sie diese über beide Plattformen teilen. So können alle Teilnehmenden Ihrer Präsentation folgen. Bei Teams können Teilnehmende unserer Erfahrungen nach nur in der App-Version Präsentationen oder andere Inhalte sicher teilen. Das Teilen von Präsentationen kann an dieser Stelle auch zentral durch eine Moderation übernommen werden.
Beide Tools verfügen über die Möglichkeit, die Video-Konferenz aufzuzeichnen. Dies bietet sich vor allem für Formate an, an denen nicht alle relevanten Personen teilnehmen konnten. So können sie sich die Absprachen im Nachgang ansehen oder -hören. Aber auch hier gilt es, vorab datenschutzrechtliche Fragen zu klären.
Wollen Sie parallel Inhalte schriftlich erfassen und gemeinsam an einem Dokument arbeiten, bietet sich hierfür z.B. ein kollaboratives Tool wie Etherpad oder auch das Whiteboard von Skype an.
Gut zu wissen
Skype for Business wird zum 31. Juli 2021 eingestellt und von Teams abgelöst.
Eine Übersicht über verschiedene Video-Konferenz-Plattformen und deren technischen Voraussetzungen und Anwendungsmöglichkeiten finden Sie darüber hinaus hier. Grundsätzlich bedarf es einiger Gewöhnung an und Übung mit neuen Tools. Probieren Sie es aus und lassen Sie sich nicht entmutigen.