Eine Checkliste für Videokonferenzen der Transferagentur für Großstädte
30.03.2020
Die Deutsche Kinder- und Jugendstiftung (DKJS) startete 2016 einen tiefgreifenden Digitalisierungsprozess. Bis heute wird getestet, verworfen, Restart geklickt und jede Menge gelernt. Von den digitalen Strukturen, die in den vergangenen Jahren aufgebaut wurden, profitiert auch die Transferagentur für Großstädte als bundesweit agierendes Team, das an drei Standorten – Berlin, Bremen und Hamburg – arbeitet. Eine kurze Checkliste mit Dos und Don’ts zu Online-Meetings finden Sie hier.
Ohne klare Netiquette können Videokonferenzen schnell zu Frust führen, wenn nicht alles klappt, wie es soll. Wir haben für Sie die folgenden Dos und Don’ts zusammengestellt, mit denen die Transferagentur für Großstädte gute Erfahrungen gemacht haben.
Moderation und Co.
Für die Videokonferenz sollte es eine Moderation geben. Zudem kann es sinnvoll sein, eine technische Co-Moderation zu vergeben, die sicher geht, dass die zugeschalteten Teilnehmenden gut folgen können, den Chat und die Kamera steuert, Dokumente ggf. teilt. Dazu ist es wichtig, sich vor der ersten Videokonferenz mit der Software vertraut zu machen. Wer die einzelnen Funktionen sicher beherrscht, spart sich und den anderen viel Zeit.
Vorbereitungszeit einplanen
Ob Moderation oder teilnehmende Person: Wenn Sie noch wenig Erfahrungen mit Videokonferenzen haben, planen Sie Vorbereitungszeit ein und loggen sich ca. 10 Minuten vorher ein, um beispielsweise Kamera und Ton einzustellen sowie Dokumente zu teilen.
Die Technik macht‘s
Bitte nutzen Sie ein Headset. Sie hören die anderen dann besser und umgekehrt. Andernfalls nimmt das PC-Microfon alle Geräusche in Ihrem Raum auf. Schalten Sie ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht reden. Sprechen Sie auch deutlicher und langsamer als gewöhnlich. Nutzen Sie falls möglich und vorhanden die Videokamera. Zwar ist auch bei Videokonferenzen die Wahrnehmung eingeschränkt, aber durch eingeschaltete Kameras lässt sich etwas mehr Nähe herstellen.
Eine nach der anderen
Gerade bei Videokonferenzen gilt: Es kann nur eine Person sprechen. Gleichzeitiges Sprechen sorgt für Irritationen. Damit die Moderation alle Personen im Blick hat, die einen Wortbeitrag leisten möchten, bewährt es sich, wenn sich alle Teilnehmenden, die etwas sagen möchten, in den Videochat eintragen. Die Moderation kann die Teilnehmenden dann nacheinander aufrufen.
Die Größe der Gruppe
Je größer die Gruppe, desto herausfordernder ist eine Diskussion: Diskutiert wird besser in kleinen Gruppen. Große Gruppen können meist sinnvoll nur informiert werden. Je mehr Teilnehmer, desto wichtiger die Vorbereitung: Die Agenda wird im Vorfeld verschickt, die Struktur des Meetings wird transparent vorgestellt, die Zeiten von der Moderation eingehalten. Ist eine Diskussion notwendig, wird die Gruppe geteilt. Ergebnisse können im Anschluss zusammengeführt werden.